Come organizzare un viaggio di lavoro all’estero: i nostri 5 suggerimenti

Sempre più di frequente i viaggi di lavoro diventano anche un ottimo pretesto per un giro piacevole in una città che non si conosce. Si tratta del noto fenomeno del bleisure. Ma come prepararsi al meglio, specie se non avete mai vissuto l’esperienza della trasferta d’affari?

Ecco per voi 5 utili suggerimenti su come organizzare un viaggio di lavoro all’estero.

1.Raccogliete informazioni utili sul paese di destinazione. Una trasferta all’estero last minute, può capitare, specie se lavorate per un grande gruppo che intrattiene relazioni con aziende di altri paesi o ha sedi dislocate in altre zone rispetto all’headquarter.  Come prima cosa quindi, appena vi renderanno nota la destinazione, cominciate a raccogliere quante più informazioni potete sulla vostra meta. Sicurezza e aspetti sanitari in primis. Altro importante aspetto è di sicuro la moneta locale, ragione per cui viaggerete tranquilli prenotando un cambio valuta e ritirando il denaro presso i numerosi sportelli Forexchange. Sono da valutare, inoltre, situazioni di carattere secondario come il clima, gli adattatori per le prese elettriche e la copertura internet.

2.Controllate i documenti necessari prima della partenza. Con la stessa celerità con cui può capitare un viaggio di lavoro, dovrete cercare di mettere a punto la situazione relativa ai documenti necessari per affrontare senza problemi il vostro viaggio di lavoro all’estero. Carta d’identità, se il Paese accetta questo tipo di identificazione personale, altrimenti passaporto, soprattutto nel caso di una trasferta extraeuropea. Informatevi anche sulla eventualità di un visto perché la procedura è abbastanza complessa. Controllate, inoltre, la patente di guida.

3.Premunitevi da eventuali imprevisti scegliendo un’assicurazione. Per organizzare al meglio un viaggio di lavoro all’estero è bene pensare di sottoscrivere una polizza assicurativa ad hoc, specifica cioè per il business. Utilissima per coprire eventuali contrattempi come: infortuni, incidenti, furti, smarrimento del bagaglio, ritardi o cancellazione del volo. Durante un viaggio d’affari ci si sposta molto ed è sempre possibile incappare in qualche brutta sorpresa. Scegliete un’assicurazione adatta alle vostre esigenze, con un occhio di riguardo alla coperture delle spese sanitarie e rimpatrio.

4.Cosa mettere in valigia per un viaggio d’affari. Poco e lo stretto necessario per essere impeccabili durante i vostri meeting. Andate leggeri quindi, anche in questa occasione. Controllate il peso e le dimensioni del bagaglio a mano, specie se vi spostate solo per pochi giorni. Questa potrebbe essere la soluzione più comoda e vantaggiosa, per evitare le attese e il rischio di smarrimento. Portate sempre con voi i dispositivi elettronici, in particolare il computer.

5.Cos’altro fare? Stampate i biglietti e le carte d’imbarco. Non separatevi mai dai documenti, tenendoli sempre nella valigetta o bagaglio a mano. Durante i vostri incontri d’affari non dimenticate di mantenere un contatto costante con l’ufficio. Nell’opzionare l’albergo è sempre meglio prenotare una struttura che sia vicina alle sedi dei meeting a cui dovrete partecipare, per essere sempre puntuali ed evitare i troppi spostamenti.

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