Concludere affari alla giapponese

Sbagliare è concesso, l’importante è che si mostri sempre un rispetto sincero verso l’interlocutore.
Se dovete richiedere un appuntamento fatelo con diverse settimane di anticipo, preferibilmente per telefono. La puntualità sarà essenziale e, nel caso di società e compagnie, anche se vi aspettate un incontro a due può capitare che vi ritroviate di fronte a una riunione con più persone. è consigliabile farsi presentare da qualcuno che sia già gradito e conosciuto, in modo da permettere alla società con cui avete preso contatti di stabilire immediatamente la vostra posizione gerarchica rispetto a loro. Durante l’incontro di lavoro il giapponese più anziano siederà il più lontano possibile dalla porta e così via, scendendo di rango, fino al posto più vicino a essa. Presentatevi provvisti di una ricca documentazione sulla vostra attività, possibilmente includendovi testimonianze di clienti soddisfatti o critiche positive.
Portate con voi sempre un piccolo dono in segno di stima e porgetela alla persona più anziana al termine dell’incontro. Non imbarazzate i vostri interlocutori rivolgendo la parola a un subalterno magari perché parla meglio l’inglese, verrebbe considerato una mancanza di rispetto. Non rifiutate mai una richiesta, per quanto difficile o poco remunerativa, perché in genere i giapponesi sono soliti instaurare rapporti di lavoro a lungo termine.
Per la loro proverbiale ritrosia, i giapponesi non amano avere a che fare sempre con persone diverse nelle relazioni di affari e se possibile preferiscono avere un unico referente quando trattano con soggetti stranieri.
La consegna del biglietto da visita è un vero e proprio rito (meishi): conservate i vostri biglietti sempre in ottime condizioni, possibilmente su uno dei due lati fatevi stampare i dati anche in lingua giapponese (fate attenzione che sia riportata sempre la vostra qualifica e badate di non scrivere alcun nome con il colore rosso) e porgetelo con due mani e un lieve inchino offrendo il lato in giapponese al ricevente. Quando vi vengono consegnati dei biglietti da visita (probabilmente solo in giapponese) dovrete osservarli con attenzione, poggiarli di fronte a voi nell’ordine in cui sono sedute le persone che partecipano all’incontro, e poi, al termine, riporlo accuratamente in un luogo che dimostri che ne avrete cura.
Durante le riunioni non si dovrebbe usare ‘anata’, corrispondente al ‘tu’, ma rivolgersi agli interlocutori usando il loro nome.
I giapponesi spesso rimangono a lungo in silenzio, il che non deve creare imbarazzo: infatti nella cultura nipponica valori rispettabili come l’onestà, la sincerità, la rettitudine o l’affidabilità sono collegate alla reticenza.
Durante la conversazione siate pazienti e cercate di capire se i vostri interlocutori hanno compreso quello che avete detto: se chiedete a un giapponese se è chiaro quello che gli avete spiegato lui vi dirà sempre sì, perché confessare di non aver capito significherebbe dire che non siete stati chiari nella spiegazione, cosa per loro impensabile.
Alcuni giapponesi possono addirittura chiudere gli occhi quando ascoltano attentamente qualcuno (anche l’ascolto è considerato un valore importante). I giapponesi assegnano molta importanza alla mutua comprensione e ogni problema può essere in genere risolto con buona flessibilità. Nel caso dobbiate ricorrere a consigli legali, rivolgersi a un avvocato giapponese può essere interpretato come un gesto di buona volontà.
Non alzate mai la voce durante le riunioni di lavoro.
Un contratto in Giappone non è mai ‘definitivo’ e può essere sempre rinegoziato.